Datenschutzerklärung

Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO für die auf dieser Seite beschriebenen Verarbeitungen ist der Betreiber dieser Instanz.

OrgOps GmbH, Kleestraße 21–23, 90461 Nürnberg, Deutschland. Vertreten durch die Geschäftsführung: Rebar Hassan. E-Mail: mail@orgops.io.

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt. Die Pflicht dazu entsteht nach § 38 BDSG erst, wenn in der Regel mindestens zwanzig Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung beschäftigt sind; diese Schwelle ist nicht erreicht. Datenschutzanfragen richten Sie an die oben genannte Adresse.

Zwei Rollen, sauber getrennt

Kastalia verarbeitet Daten in zwei verschiedenen Rollen, und die Regeln unterscheiden sich.

Inhalte im Arbeitsbereich — wir sind Auftragsverarbeiter

Alles, was ein Kunde in seinen Arbeitsbereich einstellt oder aus seinen Quellen anbinden lässt, verarbeiten wir ausschließlich auf seine Weisung. Verantwortlicher ist der Kunde. Es gilt der Vertrag zur Auftragsverarbeitung unter /data-processing samt seiner Anlage zu den technischen und organisatorischen Maßnahmen.

Website, Vertrag, Konto — wir sind Verantwortlicher

Der Aufruf dieser Seiten, die Anbahnung und Abwicklung des Vertrags und die Verwaltung der Konten liegen in unserer eigenen Verantwortung. Darum geht es in den folgenden Abschnitten.

Hosting

Die gehostete Fassung läuft auf Servern der Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen, im Rechenzentrumspark Falkenstein (Sachsen, Deutschland). Es besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO mit Hetzner. Daten verlassen den Europäischen Wirtschaftsraum im Regelbetrieb nicht.

• Der Anwendungsserver und der Datenserver (Postgres, Qdrant) sind getrennte Maschinen und erreichen einander ausschließlich über ein privates Netz.
• Vorgeschaltet ist eine netzseitig wirkende Cloud-Firewall; im Grundzustand ist alles geschlossen.
• Sicherungen liegen verschlüsselt und nur anfügbar auf einer Storage Box von Hetzner, ebenfalls in Deutschland.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO: Ohne Server gibt es keinen Dienst, und der sichere, dokumentierte Betrieb ist unser berechtigtes Interesse. Wer Kastalia im eigenen Haus betreibt, ersetzt diesen Abschnitt durch seine eigene Infrastruktur — dann verlässt kein Datum sein Netz.

Server-Logdateien

Beim Aufruf dieser Seiten fallen technische Zugriffsdaten an: gekürzte oder vollständige IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Statuscode, übertragene Datenmenge und Browserkennung. Sie dienen dem Betrieb, der Fehlersuche und der Abwehr von Angriffen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Anwendungsprotokolle werden nach 14 Tagen gelöscht und enthalten weder Inhalte von Wissensknoten noch Suchanfragen im Klartext. Meldungen fremder Systeme werden gekürzt und von Zugangsdaten befreit, bevor sie gespeichert werden.

Cookies und Reichweitenmessung

Diese Seiten setzen genau ein Cookie, und zwar erst nach einer Anmeldung: das Sitzungs-Cookie. Es ist versiegelt, für Skripte im Browser nicht lesbar und technisch notwendig, damit eine Anmeldung über mehrere Seitenaufrufe hinweg gilt. Eine Einwilligung ist dafür nach § 25 Abs. 2 TDDDG nicht erforderlich.

• Keine Reichweitenmessung, kein Analysedienst, keine Werbenetzwerke.
• Keine eingebetteten Inhalte Dritter; Schriften liegen auf unserem eigenen Server und werden nicht von einem fremden Dienst nachgeladen.
• Die gewählte Darstellung (hell, dunkel, System) merkt sich der Browser lokal; diese Angabe erreicht den Server nicht.

Kontaktaufnahme

Wer uns per E-Mail oder Telefon erreicht, teilt dabei Name, Kontaktdaten und den Inhalt der Anfrage mit. Wir verarbeiten diese Angaben, um die Anfrage zu beantworten — auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei einer Vertragsanbahnung, sonst nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Anfragen ohne Vertragsbezug löschen wir spätestens sechs Monate nach der abschließenden Antwort. Führt die Anfrage zu einem Vertrag, gelten die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen.

Konto und Arbeitsbereich

Wer sich registriert, legt gleichzeitig ein plattformweites Konto und einen Arbeitsbereich an. Beides entsteht erst, wenn Sie den Link angeklickt haben, den wir an Ihre Adresse schicken. Dabei entstehen genau diese Angaben:

Konto

Anzeigename und E-Mail-Adresse (plattformweit eindeutig). Ein Passwort gibt es nicht: Angemeldet wird über einen Link an Ihre Adresse.

Anmeldelinks

Zu jeder Anmeldung entsteht ein Eintrag mit Ihrer E-Mail-Adresse, dem Token ausschließlich als Hash, dem Verfallszeitpunkt und Ihrer Herkunftsadresse — diese nur als HMAC, aus dem sich die Adresse nicht zurückrechnen lässt. Die Einträge dienen der Anmeldung selbst und den Kontingenten gegen Missbrauch und werden nach 24 Stunden gelöscht. Sie stehen bewusst nicht im Ereignisspeicher, der nichts vergisst.

Arbeitsbereich

Name des Arbeitsbereichs, Mitgliedschaften, Rollen und Gruppen, Einladungen (E-Mail-Adresse und Ablaufzeitpunkt; der Einladungstoken nur als Hash) sowie API-Schlüssel (nur als Hash).

Sichtbarkeit im Arbeitsbereich

Wer welchen Inhalt sehen darf, entscheidet der Kunde über Rollen und Gruppen. Eine Einschränkung wirkt gegen jede Rolle — außer gegen die Inhaberrolle des Arbeitsbereichs: Sie sieht jeden Inhalt darin. Wer diese Rolle trägt, bestimmt der Kunde; beim Anbieter liegt sie nie.

Nutzungsspuren

Wer wann welchen Wissensknoten angelegt, geändert oder veröffentlicht hat, steht als Ereignis im Ereignisspeicher — das ist die Nachvollziehbarkeit, die eine Wissensbasis braucht. Eine personenbezogene Auswertung des Leseverhaltens findet nicht statt und ist auch nicht vorgesehen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — ohne Konto gibt es keinen Zugang zum vertraglich geschuldeten Dienst.

Abrechnung

Für die Rechnungsstellung verarbeiten wir Firmenname, Rechnungsanschrift, Ansprechpartner, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und die abgerechneten Beträge. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für die Aufbewahrung Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 147 AO und § 257 HGB.

Abgerechnet wird je Arbeitsbereich nach der Zahl der Dokumente. Eine personenbezogene Nutzungsmessung ist dafür nicht nötig und findet nicht statt.

Empfänger und Auftragsverarbeiter

Wir geben Daten nur weiter, wo der Betrieb es verlangt. Die vollständige, jeweils gültige Liste der Unterauftragsverarbeiter steht in der Anlage 2 des Auftragsverarbeitungsvertrags unter /data-processing.

Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen

Server, Netz, Speicher und Sicherungen, Standort Falkenstein (Deutschland). Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Brevo GmbH, Berlin

Versand der Anmeldelinks und der Einladungen. Übermittelt werden Ihre E-Mail-Adresse und der Nachrichtentext mit dem Link, bei einer Einladung zusätzlich der Name des Arbeitsbereichs und der einladenden Person — sonst nichts, keine Inhalte aus einem Arbeitsbereich. Brevo schreibt den Link auf eine eigene Adresse um und hält den Klick fest — bei diesem Anbieter lässt sich das nicht abschalten. Verarbeitungsort: Europäische Union. Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Embedding-Endpunkt

Für die semantische Suche werden Textabschnitte an einen OpenAI-kompatiblen Endpunkt geschickt. Welcher das ist, stellt der Kunde in seinem Arbeitsbereich selbst ein — bis hin zu einem Modell im eigenen Netz. Steht dort ein fremder Anbieter, ist dessen Einsatz Sache des Kunden und in seinem Verzeichnis zu führen.

Angebundene Quellen

Beim Abgleich mit Notion, einem Markdown-Repository oder einer Website ruft der Dienst die vom Kunden angegebene Adresse ab. Die Zugangsdaten dazu liegen ausschließlich verschlüsselt.

Für die Abrechnung erhalten unsere Steuerberatung und unser Kreditinstitut die dafür nötigen Angaben — Rechnungsanschrift, Betrag und Zahlungsdaten. Beide sind in Deutschland ansässig und gesetzlich zur Verschwiegenheit verpflichtet. Ein Zahlungsdienstleister ist nicht eingebunden; Rechnungen werden auf Rechnung gestellt und per Überweisung beglichen.

Speicherdauer

Inhalte im Arbeitsbereich

Bis zur Löschung durch den Kunden oder bis zum Vollzug einer bestellten Löschung des Arbeitsbereichs. Danach sind sie physisch fort; der Kunde erhält einen Löschnachweis mit den Zählwerten vorher und nachher.

Konten

Bis der Kontoinhaber das Konto löschen lässt. Ein Konto ist plattformweit und überdauert die Mitgliedschaft in einem Arbeitsbereich.

Anmeldelinks

24 Stunden, unabhängig davon, ob der Link benutzt wurde. Gültig ist er nur 15 Minuten; die Frist danach ist die der Kontingente gegen Missbrauch.

Anwendungsprotokolle

14 Tage.

Sicherungen

30 Tage. Eine Sicherung lässt sich nicht nachträglich umschreiben — nach einer Löschung sind die Inhalte dort für die Restlaufzeit zwar physisch vorhanden, aber durch die Vernichtung des Datenschlüssels nicht mehr zu entschlüsseln.

Löschnachweise

Dauerhaft. Sie liegen bewusst außerhalb der gelöschten Daten und enthalten nur Zählwerte, Zeitstempel, den Namen des Arbeitsbereichs und die E-Mail-Adresse der beauftragenden Person.

Rechnungsdaten

10 Jahre nach § 147 AO; Handelsbriefe 6 Jahre nach § 257 HGB.

Rechte der betroffenen Personen

Ihnen stehen gegenüber dem Verantwortlichen die folgenden Rechte zu:

• Auskunft über die zu Ihnen verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit in einem gängigen, maschinenlesbaren Format (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Betrifft Ihre Anfrage Inhalte in einem Arbeitsbereich, ist der Kunde als Verantwortlicher Ihr Ansprechpartner; wir unterstützen ihn dabei nach Maßgabe des Auftragsverarbeitungsvertrags und leiten eine an uns gerichtete Anfrage unverzüglich an ihn weiter.

Unabhängig davon können Sie sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO), insbesondere bei der Behörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts oder der des Verantwortlichen.

Für uns zuständig ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Postfach 1349, 91504 Ansbach (Besucheranschrift: Promenade 18, 91522 Ansbach).

Automatisierte Entscheidungen

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Kastalia liefert Inhalte und die Rechte daran aus; es trifft keine Entscheidungen über Personen und formuliert keine Antworten.

Änderungen dieser Erklärung

Ändert sich, was wir tun, ändert sich diese Erklärung. Maßgeblich ist die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung; wesentliche Änderungen teilen wir Kunden zusätzlich in Textform mit.